Podczas wakacji chętnie wypożyczamy sprzęt plażowy. Równie często korzystamy z możliwości wypożyczenia sprzętu sportowego, a w szczególności za granicą, decydujemy się na wypożyczenie samochodu. W tych wszystkich miejscach zdarza nam się usłyszeć, że dla skorzystania z takiej usługi konieczne jest potwierdzenie naszych danych, a co za tym idzie, skanowanie lub wykonanie ksera dokumentu tożsamości.

Praktyka ta nadal jest bardzo powszechna i niesie za sobą spore ryzyko kradzieży danych osobowych. Od połowy lipca nastąpiła zmiana przepisów i choć nie zakazują one bezpośrednio wykonywania kserokopii lub skanu dokumentów, to zwracają uwagę na szczególną ochronę danych osobowych podczas takiej praktyki. Jak więc zachować się w sytuacji kiedy pracownik wypożyczalni żąda od nas ksera dokumentu? Sytuację tę wyjaśnia aplikant radcowski Agata Majewska z Kancelarii Adwokatów i Radców Prawnych Ślązak, Zapiór i Wspólnicy w Katowicach.

Nie tylko podczas sezonu urlopowego można spotkać się z wymogiem potwierdzenia danych osobowych przez zeskanowanie lub kserowanie dokumentu tożsamości. Takie sytuacje zdarzają się także w klubach fitness, salonach operatorów telefonii komórkowej, a nawet w placówkach finansowych. Proceder ten od dłuższego czasu zwraca uwagę na ryzyko, jakie za sobą niesie. W najlepszym wypadku jest to pozyskanie informacji na temat naszego wieku lub miejsca zamieszkania. Jednak niebezpieczeństwo jest o wiele dalej idące i w skrajnych przypadkach może doprowadzić do kradzieży tożsamości, a więc celowego wykorzystania naszych danych osobowych, najczęściej z zamiarem osiągnięcia korzyści majątkowej – podkreśla Agata Majewska, aplikant radcowski z Kancelarii Prawnej Ślązak, Zapiór i Wspólnicy.

Rozwiązaniem problemu fałszowania dokumentów tożsamości są przepisy, które weszły w życie 12 lipca 2019 r. Regulacje te wyraźnie zakazują pod groźbą grzywny, ograniczenia, a nawet pozbawienia wolności wytwarzania, oferowania, zbywania lub przechowywania w celu zbycia repliki dokumentu publicznego (art. 58 ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych).

Jakich dokumentów dotyczą nowe przepisy?
Co jednak kryje się za tak sformułowanym zakazem? Na samym początku warto zauważyć, że dotyczy on dokumentów identyfikujących daną osobę lub rzecz, jak i potwierdzający stan prawny lub prawa osób, które się nim posługują, a więc m.in.:
- dowody osobiste, paszporty, prawo jazdy
- odpisy prawomocnych orzeczeń sądów oraz tytuły wykonawcze
- zaświadczenia stwierdzające m.in. uprawnienie do reprezentacji danej osoby, dokonania czynności prawnej bądź zarządu określonym majątkiem
- wypisy, odpisy i wyciągi aktów notarialnych
- legitymacja dokumentująca niepełnosprawność lub jej stopień oraz przyznające prawo do określonych ulg
- dowód rejestracyjny i karta pojazdu
- legitymacje służbowe
- dokumenty potwierdzające wykształcenie, w tym świadectwa dojrzałości
- legitymacje szkolne i studenckie itp.

Czy ksero dokumentów stało się nielegalne?
Co kluczowe, a co najczęściej umyka przy okazji głośnego ostatnio tematu zmiany wspomnianych wyżej przepisów – nie wprowadzają one zakazu kserowania, czy skanowania dokumentów, na których znajdują się nasze dane osobowe.

Przede wszystkim, kryminalizowany w ustawie proceder musi polegać na posługiwaniu się repliką dokumentów.  Wymaga to takiego odwzorowania lub kopii, która posiada cechy autentyczności. Biorąc pod uwagę, że ww. dokumenty mają z reguły charakterystyczną dla swego rodzaju formę (plastikowy kartonik lub wyposażenie w znak wodny), trudno uznać ich kserokopię lub skan za postać przypominającą oryginał. Tym samym tak powielonego dokumentu publicznego nie można uznać za jego replikę. Co za tym idzie – wykonanie kopii, skanu, fotografii któregokolwiek z dokumentów publicznych, ze względu na brak cech autentyczności np. co do formatu czy koloru, nie będzie podlegało karze na gruncie nowych przepisów.

Czego zabrania nowa regulacja?
Wchodzące w życie zmiany posiadają 2 zasadnicze cele. Pierwszy z nich to zapobieganie wytwarzaniu fałszywych dokumentów, łudząco podobnych do oryginałów, które mogą być wykorzystywane do popełnienia przestępstwa. Drugi ściśle wiąże się z obowiązującymi już przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Nietrudno zauważyć, że gromadzenie kserokopii, czy skanów dokumentów tożsamości stanowi przetwarzanie danych osobowych. To natomiast zawsze musi odbywać się zgodnie z zasadą minimalizmu, a więc gromadzenia tylko tych danych, które są niezbędne dla konkretnego celu przetwarzania (jak np. zatrudnienie, zawarcie umowy, potwierdzenie kwalifikacji).

Kluczowe jest więc, by w każdym przypadku – zwłaszcza, gdy mowa o najprostszych usługach życia codziennego – rozważyć najpierw, czy dany rodzaj przetwarzania wymaga gromadzenia szeregu niejednokrotnie tak specyficznych danych, jak nr PESEL, zdjęcie, adres zamieszkania, czy imiona rodziców. Brak uzasadnienia dla takich działań spotkać może się równie dotkliwą, jak karna, sankcją pieniężną nałożoną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Musimy zapamiętać, że pracownik wypożyczalni sprzętu, pojazdów, bądź podmiot oferujący usługi, w tym te, z których korzystamy w trakcie urlopu, co do zasady nie będzie miał podstaw do żądania od nas tak daleko idących informacji, jak nr PESEL, wizerunek, czy nr dowodu osobistego – co najczęściej realizowane jest przez wykonanie kserokopii dokumentu. Trudno bowiem wyobrazić sobie, by którakolwiek z tych danych była niezbędna  dla możliwości skorzystania przez nas z wakacyjnych atrakcji. Mamy więc prawo nie zgodzić się na ujawnienie tych danych i przekazania dowodu osobistego do wykonania kserokopii.

Szczególne warunki przetwarzania dokumentów
Nie tylko nowa ustawa o dokumentach publicznych, ale i szereg innych przepisów określa przypadki, w których posługiwanie się przez określone podmioty dokumentami publicznymi odbywa się na odrębnych zasadach. W szczególności jako replika dokumentu publicznego nie jest traktowana kserokopia lub komputerowy wydruk dokumentu publicznego wykonany do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych wnikających w właściwych przepisów, a także wykonanych wyłącznie na użytek osoby, dla której ten dokument został wydany.

Ponadto, przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy  oraz przepisy prawa bankowego przyznają odrębną podstawę prawną dla przetwarzania dokumentów tożsamości i informacji z nich zawartych. Upoważnia ona to tego takie podmioty jak banki, notariusze, kantory, instytucje pożyczkowe, towarzystwa ubezpieczeniowe, firmy leasingowe, pośrednicy nieruchomości – w ściśle określonym zakresie wyznaczonym ww. ustawami.